Managed Microsoft 365 Backup​

1. Risiken unbeabsichtigter Löschungen

Das Löschen eines Nutzers, sei es beabsichtigt oder versehentlich, wirkt sich auf das gesamte Netzwerk aus. Dabei werden auch die SharePoint-Website und OneDrive-Daten des Nutzers entfernt. Office 365 bietet zwar gewisse Schutzmaßnahmen wie den Papierkorb und den Versionsverlauf, diese reichen jedoch nicht immer aus, um Datenverlust zu verhindern. Sobald die Daten dauerhaft aus allen Office 365-Speicherbereichen entfernt oder der Aufbewahrungszeitraum abgelaufen ist, kann selbst ein zuverlässiges Backup nicht mehr helfen.

2. Anforderungen an Recht und Compliance

In Rechtsverfahren kann es erforderlich sein, spezifische E-Mails, Dateien und andere Datenarten vorzulegen. Auch wenn man es nicht erwartet, ist es doch möglich, in solch eine Situation zu geraten. Microsoft bietet dafür die „Aufbewahrung für juristische Zwecke“ an, aber das ist lediglich ein begrenzter Schutz und keine umfassende Backup-Lösung für ernsthafte rechtliche Fälle. Beispielsweise führt das versehentliche Löschen eines Nutzers auch zur Entfernung seines Postfachs, seiner persönlichen SharePoint-Website und seines OneDrive-Kontos aus der Aufbewahrung.

3. Unzureichende Aufbewahrungsrichtlinien

Das unwiderrufliche Löschen aus der Postfachdatenbank bedeutet, dass ein Element endgültig nicht mehr wiederherstellbar ist. In der schnelllebigen Welt der Digitalisierung fällt es IT-Teams oft schwer, mit der Entwicklung von Aufbewahrungsrichtlinien Schritt zu halten, geschweige denn, diese effektiv umzusetzen. Office 365 bietet lediglich grundlegende Backup- und Aufbewahrungsrichtlinien, die primär darauf ausgerichtet sind, unmittelbaren Datenverlust zu mildern, aber keine vollständige Backup-Lösung bieten.

4. Sicherheitsrisiken

Es gibt mehrere Bedrohungen, die unbeabsichtigt durch das Herunterladen manipulierter Dateien oder das Eingeben von Anmeldedaten auf Phishing-Websites entstehen können. Ein weiteres Risiko ist die gezielte Beweismanipulation, wie durch das absichtliche Löschen belastender E-Mails oder Dateien durch Mitarbeitende, um deren Entdeckung durch Rechts-, Compliance- oder Personalabteilungen zu verhindern.

Schadprogramme und Viren, insbesondere Ransomware, haben bereits weltweit Unternehmen schwer getroffen, wobei nicht nur deren Ruf, sondern auch interne und Kundendaten gefährdet wurden. Trotz Schulungen gelangen externe Bedrohungen oft über E-Mail-Anhänge in Unternehmen, da die Taktiken der Angreifer immer ausgeklügelter werden und die Nachrichten täuschend echt erscheinen.

Die eingeschränkten Backup- und Wiederherstellungsfunktionen von Exchange Online sind nicht ausreichend, um solche gezielten Angriffe zu bewältigen. Regelmäßige Backups und deren Speicherung an einem separaten Ort sind wesentlich, um die Datenintegrität zu schützen und eine rasche Wiederherstellung zu ermöglichen.