Microsoft hat es über die letzten Monate geschafft, mit Office365 und insbesondere Microsoft Teams in aller Munde zu sein. Das Thema „New Work“ dominiert den wirklichen Alltag in Unternehmen und Vorstandsetagen weit mehr als irgendwelche Technologie-Hypes. Was hat es nun mit diesem „Teams“ auf sich?
Microsoft Teams ist der Kulminationspunkt der Zusammenarbeit von Menschen im Microsoft-Universum. Teams tritt an, das omnipräsente Cockpit der Arbeit zu werden, das heute für die meisten „Information Worker“ noch Outlook ist. Nur, dass es im Gegensatz zu Outlook jegliche Medien, Applikationen und Funktionen moderner Zusammenarbeit zusammenfasst, statt ein singuläres Werkzeug zu sein. Dennoch ist Teams kein Allheilmittel, mit dem jegliche Arbeit zu bewerkstelligen ist. Und vor allem ist die Einführung von Microsoft Teams in ein Unternehmen kein technisches Projekt.
Die Einführung von Microsoft Teams: Die Organisation muss lernen
Mit der Einführung neuer Arten der Zusammenarbeit in ein Unternehmen gehen erhebliche organisatorische Herausforderungen einher. Es müssen Denk- und Arbeitsweisen angepasst werden, Kommunikationsweisen müssen sich weiterentwickeln. Daher ist ein solches Projekt als Organisationsprojekt mit einem nur kleinen technischen Anteil von vielleicht 10% einzustufen. Abseits der Bereitstellung des Office365 Tenants und einiger administrativer Prozesse in diesem Zusammenhang besteht das Projekt praktisch exklusiv aus Beratung und Konzeption rund um Arbeitsprozesse, Kommunikation, Kultur und zielorientieres Miteinander.
Auf diese Veränderung muss die gesamte Organisation eingestellt und im Veränderungsprozess begleitet werden. Regeln der Zusammenarbeit werden neu geschrieben, gewohnte Arbeitsweisen geändert und neue gelernt. Mitarbeiter*innen gehen mit diesen Herausforderungen unterschiedlich um.
Junge Talente, die nicht mit Maus und Tastatur, sondern mit Smartphone und Tablet aufgewachsen sind, warten dringend auf diese (R)Evolution der Arbeit in Unternehmen. Sie können damit nicht nur angezogen und begeistert gehalten werden, sondern auch aktive Unterstützer und Gestalter des Veränderungsprozesses sein.
Die Menschen im Mittelpunkt
Um für das gesamte Unternehmen erfolgreich zu sein, muss ein New Work Projekt von Anfang an alle Mitarbeiter*innen im Unternehmen mitnehmen. Daher bezeichnen wir unser Vorgehen gerne als „inklusiv“: Es gibt keine Raumkapsel, in der ein Projektteam Dinge erdenkt und entwickelt, die dann zum Umsetzungszeitpunkt über die Organisation gegossen werden. Stattdessen sind von Anfang an Mitarbeiter*innen möglichst vieler Bereiche und Hierarchiestufen beteiligt.
In Workshops und im Dialog erheben und entwickeln wir Ziele, Anforderungen und vor allem Ideen. Diese fließen in ein Nutzungskonzept und Regelwerk für die Zusammenarbeit der Zukunft. Laufend übertragen wir Ergebnisse daraus in den Alltag der Mitarbeiter*innen, die zunächst weniger sensible interne Vorgänge in Teams abbilden und so die Nutzung üben. Dieses agile Vorgehen ermöglicht sowohl schnell sichtbare Ergebnisse als auch laufende Verbesserung.
Welche konkreten Verbesserungen erreicht ein Unternehmen durch den Einsatz von Microsoft Teams? Was leistet eine New Work Strategie, wenn sie erfolgreich umgesetzt wird?
Mehrwerte durch Microsoft Teams gewinnen
Neben der größeren Attraktivität als Arbeitgeber für junge Talente sind in der Praxis deutlich messbare Mehrwerte zu beobachten. Der Arbeitsalltag wird entstaubt und die Motivation der Mitarbeiter*innen wächst. Entscheidend dafür ist sowohl die aktive Involvierung in den Veränderungsprozess als auch die konsequente Nutzung der neuen Möglichkeiten. Dann verschwinden viele Hemmnisse für die Produktivität wie Medienbrüche, Unklarheiten durch Datenhaltung und Versionschaos in Mail-Postfächern, schwer nachvollziehbare lange Schriftwechsel, unproduktive Reisezeiten und vieles mehr.
In einer Studie aus dem Jahr 2019 hat Forrester konkret analysiert und gemessen, was Unternehmen durch die Nutzung von Microsoft Teams erreichen. Für einen Zeitraum von 3 Jahren wird dabei ein ROI von über 800% realisiert und eine Kostendeckung bereits nach 6 Monaten erreicht. Diese Werte gelten natürlich nicht für jedes Unternehmen gleich, aber zutreffend ist: die Produktivität wird erheblich gesteigert, eine Menge Overhead in der Eigenorganisation wird eingespart, Reisezeiten und -kosten reduziert, Entscheidungen beschleunigt.
Anfallende Kosten sind dabei im Wesentlichen die Beratungskosten und Onboarding-Aufwände zur Einführung, ein weiterer Invest entsteht in der Regel nicht. Selbst die monatlichen Kosten für Office365 Lizenzen sind in den meisten Unternehmen bereits „eh da“. Auf dem Weg zum Heben der größten Mehrwerte daraus fehlt also nur noch ein Anruf bei uns, um über Ihr Einführungsprojekt von Microsoft Teams zu sprechen.
Sie interessieren sich für Microsoft Teams? Wir beraten Sie gern.
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