Hand aufs Herz: Wem sind die gängigen Office Produkte von Microsoft heutzutage nicht geläufig? Ob im Beruf, Schule, Studium oder Privat – irgendwo ist doch jeder bestimmt schon mindestens einmal auf Outlook, Word, Excel oder PowerPoint und die weitere Office-Welt gestoßen. Für Unternehmen gibt es eine Lösung, die alles miteinander verbindet: Office 365 Business.
Ein großer Mehrwert ist die ständige Verfügbarkeit der Anwendungen aus der Cloud. Doch wann und für welche Firmen lohnt sich eine Anschaffung? Im folgenden Artikel setzen wir uns mit der Beantwortung dieser Frage auseinander.
Viele Unternehmen lockern ihre Richtlinien und ermöglichen den eigenen Mitarbeitern mobiles Arbeiten. Gleitzeitregelungen, Homeoffice oder das Arbeiten von unterwegs, bspw. auf Geschäftsreisen, erfreuen sich immer größerer Beliebtheit. Gleichzeitig nimmt auch die Bedeutung von Zusammenarbeit zu. Denn wer viel unterwegs ist, hat auch erschwerte Bedingungen, sich mit seinen Kollegen auszutauschen. Die Herausforderung, die an ein flexibles Arbeitsmodell gestellt wird, ist all diese Faktoren miteinander in Einklang zu bringen. Mit Microsoft Office 365 wurde eine Lösung geschaffen, die sowohl Zusammenarbeit unterstützt, als auch Mobilität schafft. Sämtliche Anwendungen befinden sich in der Cloud, wodurch der ortsunabhängige Zugriff jederzeit sichergestellt ist. Zusätzlich ist die Microsoft Lösung mit allen gängigen Endgeräten und Betriebssystemen kompatibel. Automatische Updates sind integriert und es gibt die Möglichkeit, unseren Einrichtungsservice zu nutzen. Man muss sich im Prinzip nicht mehr selber um den laufenden Betrieb kümmern. Das hört sich alles sehr beeindruckend an, aber ist das in der Realität auch wirklich so? Wir haben den Test gemacht.
Aber welche Anwendungen sind im Microsoft Paket enthalten? Was gibt es für Variationen und welches Paket ist für die eigene Organisation am Effizientesten? Das unterscheidet sich natürlich nach den Schwerpunkten und Bedürfnissen der jeweiligen Unternehmung. Möchte man eher ein umfangreiches Anwendungspaket oder reichen einem die gängigen Office-Anwendungen wie Word, Excel und Co? Alle Leistungen sind auf einem Übersichtschart auf der Produktseite von Microsoft aufgelistet. Die interessantesten Anwendungen für Geschäftskunden haben wir im Folgenden einmal zusammengefasst:
SharePoint
Intranet-Lösung von Microsoft, durch die Projekte und Aufgaben verwaltet werden können.
OneDrive
Ermöglicht Dokumentablage und -freigabe. Beinhaltet 1 TB Speicher pro Nutzer und kann als Ersatz eines Fileservers dienen.
Office
Beinhaltet mit Word, Excel, PowerPoint, Outlook und OneNote alle Anwendungen, um den täglichen Büroalltag zu meistern.
Skype for Business
Anwendung zur Kommunikation. Kann eine interne Telefonanlage ablösen und Telekonferenzen ermöglichen.
Yammer
Soziales Netzwerk für die eigenen Mitarbeiter im Unternehmen. Kann bspw. zum Austausch über Projekte genutzt werden.
Exchange
Ermöglicht eine zentrale Ablage und Verwaltung von Mails, Terminen und Kontakten. Jedem Benutzer steht ein 50 GB Postfach und eine Archivierungsfunktion zur Verfügung.
Delve
Integriert sämtliche relevante Informationen in eine Oberfläche. Was machen die Kollegen und an welchen Dokumenten arbeiten sie gerade? Welche Dateien sind aktuell relevant?
Da wir davon überzeugt sind, unseren Kunden nur Produkte anzubieten, mit denen wir uns identifizieren, stellten wir unser internes System vor gut einem Jahr ebenfalls auf Office 365 um. Viele Anwendungen fanden auch davor schon Verwendung, waren allerdings lokal installiert. Seit der Umstellung auf die Cloud greifen diese perfekt ineinander und wir konnten eine Effizienzsteigerung für uns verbuchen. Beispielsweise können im OneDrive einzelne Dokumente bequem mit Kollegen geteilt werden und es ist eine interaktive Zusammenarbeit möglich. Den Zugriff auf die Anwendungen hat man von zuhause aus oder von unterwegs. Im Planner können Aufgaben einzelnen Teammitgliedern zugeordnet, bearbeitet und kommentiert werden. Die Cloud brachte uns Mobilität und Flexibilität bei unserer täglichen Arbeit.
Man kann sagen, dass mit Microsoft Office 365 eine produktive IT-Lösung geschaffen wurde, die Unternehmen einen großen Mehrwert schafft. Es gibt flexible Kostenmodelle, bei denen nur die Anwendungen gezahlt werden, die man nutzen möchte. Im Abonnement bezieht man sämtliche Microsoft Produkte zu einem monatlichen Festpreis und ist nicht darauf angewiesen, sich alle paar Jahre eine neue Version zuzulegen.
Der Punkt IT Sicherheit kommt bei Microsoft Office 365 ebenfalls nicht zu kurz. Sie erhalten eine integrierte Antiviren- und Antispam-Lösung. Backups werden automatisch ausgeführt und bieten so einen optimalen Schutz vor Datenverlust.
Unser Tipp: Office 365 Business lohnt sich besonders für kleine und mittelgroße Unternehmen bis 100 Anwender, die nur über eine kleine oder keine eigene IT Infrastruktur verfügen. Auch Firmen, die keinen eigenen Mailserver besitzen und gleichzeitig mit mobilen Endgeräten oder Desktop-PCs arbeiten möchten, können profitieren.
Microsoft Office 365 Business stellt eine nennenswerte Alternative zu einem eigenen Serverbetrieb im Haus dar. Die Zusammenarbeit an Dokumenten und der Datenaustausch wird erheblich vereinfacht. Wie viele und welche Leistungen allerdings benötigt werden hängt von der individuellen Situation der Unternehmung ab. Limitiert ist das Produkt auf 300 Benutzer. Für größere Firmen, ab 300 Anwender, lohnt es sich in die Microsoft Enterprise-Pakete zu investieren. Sie lassen viel Spielraum für hybrides Arbeiten. Sprechen Sie dafür doch einmal unsere Experten an, wir beraten Sie gerne.
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