Kollaborationstools wie Microsoft Teams können die Zusammenarbeit und Kommunikation im Arbeitsalltag erheblich verbessern. Sie ermöglichen es, Dateien zu teilen, Chats zu führen, Besprechungen zu planen und an virtuellen Meetings teilzunehmen. Doch viele Arbeitnehmende haben Bedenken, dass sie durch solche Tools ständig erreichbar sein müssen und keine klare Grenze zwischen Arbeit und Freizeit mehr haben. Wie kann man diese Vorbehalte ausräumen?
Zunächst ist es wichtig, zu verstehen, dass Tools wie Microsoft Teams nicht dazu gedacht sind, den Arbeitnehmenden mehr Stress oder Druck zu machen. Im Gegenteil: Sie sollen ihnen helfen, effizienter und flexibler zu arbeiten. Das bedeutet aber nicht, dass man immer online sein muss oder gezwungen ist, auf jede Nachricht sofort zu reagieren. Man kann selbst entscheiden, wann und in welchem Maße man die Tools nutzt- und Verfügbarkeiten und Benachrichtigungen entsprechend anpassen. Für bestimmte Zeiten oder Projekte hilft es, sich stumm zu schalten, oder einen Status zu setzen, der anzeigt, ob man beschäftigt, abwesend oder frei ist.
Klare Absprachen mit dem Team und Vorgesetzten, in welchem Maß die eingesetzten Kollaborationstools verwendet werden sollen, sind enorm wichtig. Halten Sie in einem Handbuch fest, welche Kanäle für welche Zwecke genutzt werden, wie oft man sich austauscht, welche Erwartungen an die Reaktionszeit bestehen und wie man mit dringenden Anliegen umgeht. So werden Missverständnisse und Überforderung vermieden und eine gesunde Balance zwischen Arbeit und Freizeit geschaffen.
Man muss nicht stets die Kamera oder das Mikrofon eingeschaltet haben, wenn man das nicht möchte. Auch die klassische schriftliche oder telefonische Kommunikation ist nicht aus der Welt. Dennoch raten wir, für neue Möglichkeiten der Interaktion, die Kollaborationstools bieten, offen zu sein. Gemeinsame, virtuelle Kaffeepausen sind ideal, um sich mit Kollegen auszutauschen. Die Möglichkeit zum gleichzeitigen Bearbeiten von Dokumenten sorgt nicht nur für Zeitersparnis, sondern erhöht die Chance für direktes Feedback und spielt der Entwicklung von Ideen zu.
Des Weiteren sollte man nicht vergessen, dass die eingesetzten Tools nicht den persönlichen Kontakt ersetzen sollen, sondern ihn ergänzen. Wenn möglich, sind regelmäßige persönliche Treffen sinnvoll, um die Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmenden, bzw. dem Team, zu stärken. Falls dieses nicht möglich sein sollte, unterstützen Kollaborationstools dabei, den Kontakt aufrecht zu halten. Beispielsweise kann man sich virtuell gratulieren, wenn jemand Geburtstag hat oder ein Projekt abschließt, Ratschläge geben oder Trost in einer schwierigen Situation spenden.
Tools wie Microsoft Teams sind keine Bedrohung für die Arbeitnehmer, sondern eine Chance, die Arbeit zu erleichtern und zu bereichern. Wenn man sie richtig einsetzt, kann man von ihren Vorteilen profitieren und gleichzeitig seine Grenzen wahren.
Brauchen Sie bei der Einführung von Microsoft Teams Unterstützung? Wir helfen Ihnen gern.